Organiseer je evenement
Wil je een evenement organiseren in Koksijde-Oostduinkerke, dan moet je hiervoor de goedkeuring vragen aan de gemeente Koksijde.
Voor welke evenementen moet je een aanvraag indienen?
- Alle evenementen die, volledig of deels, doorgaan of passeren op het openbaar domein.
- Alle publiek toegankelijke evenementen die plaatsvinden in openbare infrastructuur of op privaat domein.
Uitzonderingen:- Kleine, regelmatig terugkerende activiteiten die behoren tot de reguliere werking van verenigingen moet je niet via deze weg aanvragen, tenzij er voor deze activiteiten een specifieke vergunning vereist is, zoals bijvoorbeeld een milieuvergunning voor muziek.
Bijvoorbeeld WEL: fuif, concert, beurs, rommelmarkt, schoolfeest, quiz
Bijvoorbeeld NIET: kaartnamiddag, voordracht, workshop - Tentoonstellingen die binnen het gemeentelijk cultuurprogramma plaatsvinden, vraag je aan via www.koksijde.be/organiseer-een-tentoonstelling.
- Kleine, regelmatig terugkerende activiteiten die behoren tot de reguliere werking van verenigingen moet je niet via deze weg aanvragen, tenzij er voor deze activiteiten een specifieke vergunning vereist is, zoals bijvoorbeeld een milieuvergunning voor muziek.
- Alle niet publiek toegankelijke evenementen die plaatsvinden ofwel in openbare infrastructuur ofwel op privaat domein, waarbij een specifieke vergunning vereist is, zoals bijvoorbeeld een milieuvergunning voor muziek.
Bijvoorbeeld WEL: ledenfeest (o.a. St-Ceciliafeest, St-Barbarafeest)
Bijvoorbeeld NIET: babyborrel, communiefeest, pensioenviering
Let op: openbare infrastructuur = elke ruimte die publiek toegankelijk is: bv. de gemeentelijke (feest)zalen, maar ook kerken en kapellen.
Hoe doe ik een aanvraag tot goedkeuring voor de organisatie van een evenement?
- Mijn activiteit/evenement behoort tot een van bovenstaande types: dien jouw aanvraag in via
Tip: Maak een account aan voor je jouw evenement aanvraagt!
Hulp nodig? help.eaglebe.com - Mijn activiteit/evenement behoort NIET tot een van bovenstaande types en ik wil enkel materiaal en/of een zaal reserveren:
Tegen wanneer moet ik mijn aanvraag tot goedkeuring voor de organisatie van een evenement doen?
- Kleine evenementen, zonder enige vorm van ondersteuning van de gemeente:
Ten laatste 4 weken voor aanvang van het evenement - Evenementen mét ondersteuning van de gemeente
Ten laatste 8 weken voor aanvang van het evenement - Grote evenementen (meerdaags en/of toegankelijk voor duizenden bezoekers/deelnemers)
Ten laatste 6 maanden voor aanvang van het evenement
Nuttige externe links
- www.giveaday.be: databank van vrijwilligers
- www.ikorganiseer.be: info bij het organiseren van (muziek)evenementen
Voor sommige evenementen heb je, naast een toestemming vanwege Gemeentebestuur Koksijde, nog een of meer bijkomende vergunningen nodig.
- www.unisono.be: vergunning voor gebruik van muziek
- www.cyclingvlaanderen.be: vergunning voor wielerwedstrijden
- www.mobilit.belgium.be: vergunning voor activiteiten op zee
- www.natuurenbos.be: vergunning voor activiteiten in natuurreservaten/bos
Denk ook aan…
- De communicatie i.f.v. het evenement
- Subsidies: buurtfeesten, beste fuifconcept, ondersteuning voor fuiven en projectsubsidie voor jeugdinitiatieven
- De nodige verzekeringen
- Burgerlijke en Objectieve Aansprakelijkheid zijn verplicht!
- Sportverzekering voor sportevenementen
- Melding aanwezigheid medische hulppost:
- Herbruikbaar cateringmateriaal
- (Nacht)Bewaking
- Security (professioneel of vrijwillige stewards)
Voor het inzetten van vrijwilligers voor bewakingsopdrachten is een afzonderlijke goedkeuring van de burgemeester nodig.
MB toestemming vrijwilligers.bijlage1.pdf (politie.be) - Tijdelijke publiciteit en wegwijzers op openbaar domein
- Keuringsattesten van tijdelijke constructies (bv. stellingen, podia, tribunes, …)
- Keuringsattesten van elektrische en gasinstallaties
- Melding bij het gebruik van drones
(Hoofdstuk 14) - Wil je een lokaal talent boeken voor je buurtfeest? Viertoren steunt je bij het boeken van een artiest van IJzersterk talent
meldingsformulier_hulppost.xlsx 
algemeen politiereglement.pdf Meer info?
Via evenement [at] koksijde.be
Of telefonisch via de kantooruren (elke weekdag van 9-12 uur en 13.30-16 uur) op 058 53 21 14.