Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Artikel 1: Partijen
Het gemeentebestuur van Koksijde is, in naam van het college van burgemeester en schepenen, verantwoordelijk voor het verlenen van de vergunning of toelating voor het organiseren van evenementen.
De aanvrager is een meerderjarig natuurlijk persoon die handelt in eigen naam, in naam van een vereniging of een rechtspersoon, en de verantwoordelijkheid draagt voor het evenement waarvoor hij/zij een vergunning of toelating vraagt.
Artikel 2: Toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing voor alle activiteiten en evenementen die doorgaan of passeren op het grondgebied van Koksijde waarvoor een vergunning of toelating noodzakelijk is:
- Alle evenementen die, volledig of gedeeltelijk, doorgaan of passeren op het openbaar domein
- Alle publiek toegankelijke evenementen die plaatsvinden in openbare infrastructuur of op privaat domein
- Alle niet-publiek toegankelijke evenementen die plaatsvinden in openbare infrastructuur of op privaat domein, waarbij een specifieke vergunning vereist is, zoals bijvoorbeeld een milieuvergunning voor muziek
Artikel 3: Deadlines
De respectievelijke deadlines om een aanvraag voor een bepaald evenement in te dienen, staan vermeld op www.koksijde.be/organiseer-je-evenement en in het digitaal aanvraagformulier. Deze deadlines, voornamelijk afhankelijk van de omvang van het evenement, dienen gerespecteerd te worden. Als de deadline voor de aanvraag is verstreken, kan de aanvraag niet meer verwerkt worden.
Artikel 4: Bijkomende voorwaarden
De aanvrager moet meerderjarig zijn.
De aanvrager is eveneens de werkelijke organisator en verantwoordelijke van het evenement.
De vergunning of toelating is strikt verbonden aan de door de aanvrager ingediende informatie. Wanneer er bij de uitvoering van het evenement afgeweken wordt van de oorspronkelijk meegegeven informatie, vervalt de vergunning of toelating. Als er na het indienen van de aanvraag wijzigingen nodig blijken aan het concept, dienen deze besproken te worden met, en opnieuw goedgekeurd te worden, door het gemeentebestuur van Koksijde.
Evenementen mogen geen discriminerend karakter en/of discriminerende uitstraling hebben. Elke uitsluiting van personen omwille van ideologische of filosofische reden is verboden. Het gemeentebestuur van Koksijde kan op elk moment de vergunning of toelating intrekken als blijkt dat het evenement een haatdragend en/of discriminerend karakter heeft.
Hoofdstuk 2: Tarieven en betalingsmodaliteiten
Artikel 5: Tarieven
Als het evenement (gedeeltelijk) plaatsvindt in gemeentelijke indoorinfrastructuur, dan zijn zowel het betreffende huishoudelijk reglement als retributiereglement van toepassing.
Als de aanvrager gebruik wenst te maken van materiaal van de gemeente, dan dient dit aangevraagd te worden via www.koksijde.be/materiaal-aanvragen.
Wanneer het evenement wordt georganiseerd in samenwerking met, of met ondersteuning van, de gemeente Koksijde, dan dient aan volgende voorwaarden voldaan te worden:
- De organisator vermeldt in alle communicatie respectievelijk “in samenwerking met de gemeente Koksijde” of “met steun van de gemeente Koksijde” aangevuld met het logo van de gemeente Koksijde
- De organisator bezorgt ten laatste 15 dagen na het evenement een overzicht van alle communicatie
Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, of als de informatie niet tijdig wordt bezorgd, blijft de normale retributie verschuldigd.
Hoofdstuk 3: Reserveringsmodaliteiten
Artikel 6: Reserveringsvoorwaarden
Indien het evenement (gedeeltelijk) plaatsvindt in gemeentelijke indoorinfrastructuur, dan is de aanvrager zelf verantwoordelijk om via www.koksijde.be/zaalverhuur de beschikbaarheid van de zaal/zalen te controleren en de reservatie(s) te maken.
Hierbij zijn de voorwaarden van kracht, opgenomen in het huishoudelijk reglement van de betreffende zaal/zalen.
Hoofdstuk 4: Aansprakelijkheid en verzekeringen
Artikel 7: Verzekeringen
De organisator is verplicht om een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en objectieve aansprakelijkheid betreffende preventie brand en ontploffing af te sluiten.
Voor evenementen die plaatsvinden in gemeentelijke indoorinfrastructuur zijn dit aangaande de voorwaarden van kracht dewelke staan vermeld in het betreffende huishoudelijk reglement.
Artikel 8: Algemene aansprakelijkheid
De aanvrager is zelf verantwoordelijk ten opzichte van derden voor alle ongevallen alsook voor verlies van, diefstal van of schade aan privé goederen.
Hoofdstuk 5: Fiscale verplichtingen, wetgeving en veiligheid
Artikel 9: Fiscale verplichtingen
Alle belastingen, retributies, taksen en accijnzen die voortvloeien uit de organisatie van het evenement zijn ten laste van de aanvrager.
Het gemeentebestuur van Koksijde kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van deze verplichtingen.
Artikel 10: Wetgeving
Bij de organisatie van het evenement wordt nauw samengewerkt met de politie, brandweer, medische hulpdiensten, het evenementenloket en andere gemeentelijke diensten, waarbij hun aanbevelingen zoveel als mogelijk dienen gevolgd te worden. Alle afwijkingen ten opzichte van het algemeen politiereglement, eventuele huishoudelijke reglementen, en/of andere richtlijnen en adviezen dienen grondig te worden gestaafd en gemeld aan de desbetreffende dienst(en).
De aanvrager is zelf verantwoordelijk om zich in orde te stellen met eventueel bijkomende noodzakelijke vergunningen vanwege bijvoorbeeld Sabam, de Billijke Vergoeding, het voedselagentschap (FAVV), de geluidsnormen (VLAREM), Maritieme Dienstverlening en Kust (MDK), Natuur en Bos, e.a. Voor evenementen die plaatsvinden in gemeentelijke indoorinfrastructuur zijn dit aangaande de voorwaarden van kracht dewelke staan vermeld in het betreffende huishoudelijk reglement.
De aanvrager moet zich houden aan de wetgeving inzake het schenken van alcohol en dient in orde te zijn met de regelgeving inzake de arbeidsinspectie.
De aanvrager moet zich houden aan de regelgeving inzake het gebruik van cateringmateriaal voor het aanbieden van drank en voeding.
Alle bekomen vergunningen en toelatingen moeten tijdens het evenement aanwezig zijn.
Alle andere vigerende lokale en bovenlokale regelgeving dient te worden gevolgd.
Artikel 11: Veiligheid
De voorschriften, zoals opgenomen in het algemeen politiereglement, dienen integraal te worden nageleefd.
Wanneer de veiligheidsdiensten een maximumcapaciteit opgeven voor het evenement, dan mag deze niet worden overschreden.
De aanvrager moet ervoor zorgen dat de toegangswegen naar de evenementensite steeds bereikbaar blijven voor de veiligheids- en hulpdiensten.
Tijdelijke stroomvoorzieningen dienen voor het evenement steeds gekeurd te worden door een erkend bedrijf. Een keuringsattest dient tijdens het evenement aanwezig te zijn.
Wanneer de organisator tijdens het evenement gebruik maakt van vuren, hetzij op elektriciteit, op gas, of barbecues, dienen alle wettelijk bepaalde voorzorgs- en veiligheidsmaatregelen dienaangaande in acht te worden genomen. De organisator moet vooraf voor elk toestel op elektriciteit of gas een geldige keuring of een geldig attest kunnen voorleggen.
Tijdelijke constructies, zoals bijvoorbeeld tenten, podia, tribunes, springkastelen, e.a., dienen voor het evenement gekeurd te worden door een erkend bedrijf. De keuringsattesten dienen tijdens het evenement aanwezig te zijn.
Het is verboden om gevaarlijke producten te gebruiken tijdens het evenement, tenzij hier vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming werd voor gegeven vanwege het gemeentebestuur van Koksijde.
Als bepaalde keuringsbewijzen en/of attesten niet tijdig kunnen worden voorgelegd zoals gevraagd, dan kan het gemeentebestuur van Koksijde het evenement onmiddellijk stopzetten.
Hoofdstuk 6: Afspraken m.b.t. de evenementensite
Artikel 12: Voorbereiding
De opbouw van het evenement kan starten op de datum die werd goedgekeurd bij de aanvraag. Het is verboden om de opbouw vroeger te starten.
Artikel 13: Gebruik
De aanvrager ziet er op toe dat er tijdens het evenement geen onregelmatigheden gebeuren op de evenementensite. De aanvrager is zelf verantwoordelijk voor de goede orde en het verloop van het evenement.
Artikel 14: Afbouw en schoonmaak
De afbouw van het evenement moet afgelopen zijn op de datum die werd goedgekeurd bij de aanvraag. Het is verboden om langer op de evenementensite aanwezig te zijn.
De aanvrager is zelf verantwoordelijk voor het netjes achterlaten van de evenementensite en het tijdig weghalen van alle afval. De site dient achtergelaten te worden in de staat waarin deze zich bevond op het moment van de opbouw van het evenement.
Artikel 15: Schade en vergoeding
De aanvrager is zelf verantwoordelijk voor alle schade aangebracht op en rond de evenementensite, zowel door zichzelf, medewerkers, deelnemers als publiek.
Wanneer de aanvrager vooraf schade opmerkt, dient hij/zij dit voor aanvang van de opbouw van het evenement te melden bij het gemeentebestuur van Koksijde.
Herstellingskosten en buitengewone schoonmaakkosten worden door het gemeentebestuur van Koksijde verhaald op de aanvrager.
Elk geschil tussen het gemeentebestuur van Koksijde en de organisator van het evenement, behoren uitsluitend tot de bevoegdheid van de rechtbanken van Veurne.